Wdrożenie enova365 w Teatrze Lalek Guliwer – Case Study cyfryzacji instytucji kultury

Cele wdrożenia enova365 w instytucji kultury

Teatr Guliwer potrzebował rozwiązania, które:

• zapewni zgodność z przepisami dla instytucji kultury,
• umożliwi automatyzację rozliczeń i dekretacji kosztów,
• uprości zarządzanie kadrami i obsługę umów autorskich,
• usprawni inwentaryzację i ewidencję majątku trwałego,
• ułatwi kontrolę projektów dotacyjnych i raportowanie (w tym sprawozdawczość GUS).

Moduły enova365 wdrożone w Teatrze Guliwer

Kadry i Płace enova365 – automatyzacja rozliczeń artystów

Moduł został skonfigurowany indywidualnie, uwzględniając specyfikę działalności teatralnej: umowy autorskie, wynagrodzenia z prawami majątkowymi, dodatki sceniczne, premie czy ryczałty. Umożliwia automatyczne księgowanie list płac z podziałem na projekty i typy wydarzeń.

Finanse i Księgowość – zgodność z przepisami sektora kultury

Zautomatyzowana dekretacja, integracja z kasą IKSORIS i możliwość tworzenia zestawień projektowych to tylko niektóre z funkcji wdrożonych w ramach modułu finansowego.

Inwentarz i środki trwałe – nowoczesna ewidencja z enova365

Moduł Inwentarz współpracuje z drukarką Zebra i obsługuje ewidencję środków trwałych za pomocą kodów kreskowych. Pozwala na szybkie przeprowadzanie spisu z natury.

Dodatkowe funkcjonalności:

• Delegacje służbowe,
• Faktury i rejestry VAT,
• Pulpity pracownicze z dostępem online.

Największe wyzwania przed wdrożeniem systemu ERP

Przed wdrożeniem enova365 Teatr Guliwer mierzył się z:

• dużym nakładem ręcznej pracy w rozliczeniach wynagrodzeń,
• trudnością w ewidencji środków trwałych w formie papierowej,
• brakiem integracji z zewnętrznym systemem kasowym i biletowym,
• problemami z dekretacją kosztów według rodzaju działalności (np. premiery, warsztaty),
• brakiem narzędzi do obsługi umów z obcokrajowcami i licencjami.

Korzyści z wdrożenia enova365 w instytucji kultury

Automatyzacja kadrowo-płacowa i spójność danych

Już po kilku miesiącach użytkowania systemu zauważono:

• spadek liczby błędów w rozliczeniach,
• znaczące przyspieszenie obsługi list płac,
• wzrost przejrzystości danych i spójności raportów.

Efektywna ewidencja majątku z kodami kreskowymi

Dzięki integracji z drukarką etykiet i modułem inwentarzowym, spis z natury został uproszczony, a dział administracyjny zyskał dostęp do aktualnych danych o majątku.

Zaawansowane raportowanie i sprawozdawczość

System umożliwia szybkie generowanie raportów do GUS, tworzenie zestawień dla jednostki nadrzędnej oraz import danych z zewnętrznego systemu biletowego.

Głosy z zespołu – jak enova365 zmieniło pracę teatru?

„Dzięki Enova365 możemy się skupić na sztuce, nie na papierach. System działa w tle – cicho, sprawnie i dokładnie.”
– Główna Księgowa, Teatr Guliwer

„Od biletów po kostiumy – wszystko mamy teraz pod kontrolą. Enova365 pozwala nam działać zgodnie z przepisami i jednocześnie… robić swoje: tworzyć teatr.”
– Dyrekcja, Teatr Guliwer

Podsumowanie: enova365 jako fundament cyfrowej transformacji kultury

Wdrożenie enova365 w Teatrze Lalek Guliwer to przykład, jak cyfryzacja instytucji kultury może realnie wpłynąć na efektywność administracyjną. System ERP wspiera zarządzanie kadrami, finansami i inwentarzem, pozwalając zespołowi skupić się na misji artystycznej.

enova365 to więcej niż narzędzie – to partner za kulisami, który umożliwia tworzenie kultury w sposób nowoczesny, transparentny i zgodny z prawem.

Chcesz dowiedzieć się, jak enova365 może usprawnić działanie Twojej instytucji kultury? Skontaktuj się z nami i umów bezpłatną konsultację – pokażemy Ci możliwości dopasowane do Twoich potrzeb.