29 września 2024
bezpłatna konsultacja
zadzwoń:
604 44 66 33Jak enova365 usprawnia obieg dokumentów w firmach?
Efektywny obieg dokumentów jest kluczowy dla sprawnego funkcjonowania każdej organizacji. Odpowiednio zorganizowany przepływ informacji wpływa bezpośrednio na wydajność pracy oraz eliminuje wiele problemów związanych z tradycyjną formą obiegu dokumentów. Sprawdź, jak system enova365 może wspierać różne procesy w firmie, od obsługi faktur po zamówienia, a także jakie korzyści przynosi automatyzacja.
Spis treści:
– Dlaczego sposób obiegu dokumentów wpływa na efektywność firmy?
– Jak enova365 wspiera obieg dokumentów w firmie?
– Przykładowy przebieg obiegu faktur kosztowych w enova365
– Procesy wspierane przez enova365 – obieg dokumentów w praktyce
– Jak wybrać odpowiedni program do obiegu dokumentów?
Dlaczego sposób obiegu dokumentów wpływa na efektywność firmy?
W tradycyjnych firmach dokumenty zazwyczaj przepływają w formie papierowej, co wiąże się z wieloma ograniczeniami. Dokument musi być przekazany osobiście, podpisany i umieszczony w odpowiednim miejscu, co prowadzi do potencjalnych opóźnień i ryzyka zgubienia ważnych informacji. W przypadku nieobecności kluczowego pracownika, cały proces zostaje zatrzymany.
Takie podejście jest nieefektywne, zwłaszcza w erze cyfrowej, gdzie dostęp do dokumentów może być znacznie łatwiejszy i szybszy. Elektroniczny obieg dokumentów w systemie ERP, takim jak enova365, pozwala na automatyzację wielu procesów, eliminując przestoje i usprawniając pracę zespołów.
Jak enova365 wspiera obieg dokumentów w firmie?
System enova365, poprzez moduły Workflow i DMS (system zarządzania dokumentami), pozwala na usprawnienie obiegu dokumentów w firmie. Dzięki automatyzacji, dokumenty są przekazywane zgodnie z określonymi procedurami, co znacznie przyspiesza procesy związane z ich akceptacją i przetwarzaniem.
Workflow enova365 wymaga dopracowania procedur, co pomaga w organizacji pracy. Automatyczne przypisanie dokumentów do odpowiednich pracowników oraz kontrola nad każdym etapem procesu pozwala na eliminację wąskich gardeł i błędów ludzkich.
Przykłady procesów wspieranych przez enova365 to obieg dokumentów księgowych, zamówienia produkcyjne, a także wnioski pracownicze. Wszystko to może przebiegać w pełni cyfrowo, co pozwala na większą kontrolę i wydajność.
Przykładowy przebieg obiegu faktur kosztowych w enova365
Obieg faktur kosztowych to jeden z kluczowych procesów, który można usprawnić dzięki enova365. W tradycyjnym modelu faktury wprowadza się ręcznie do systemu, co jest czasochłonne i podatne na błędy. Jednak z enova365, proces ten staje się bardziej automatyczny dzięki technologii OCR oraz EDI.
Automatyczne wprowadzanie faktur
Technologia OCR pozwala na automatyczne rozpoznawanie danych z faktur papierowych, co znacznie skraca czas potrzebny na ich wprowadzenie do systemu. Z kolei EDI umożliwia wymianę danych między firmami bez udziału człowieka, co eliminuje błędy i przyspiesza procesy.
Powiadomienia o konieczności weryfikacji faktur
Po wprowadzeniu faktury do systemu, enova365 automatycznie wysyła powiadomienia do osób odpowiedzialnych za ich weryfikację. Dzięki temu pracownicy otrzymują informacje o dokumentach oczekujących na ich akceptację, co usprawnia przepływ i pozwala na lepsze zarządzanie płynnością finansową.
Dodawanie opisów analitycznych i automatyczna dekretacja
W systemie enova365 każdy uczestnik procesu może dodać odpowiednie opisy analityczne do faktur, co ułatwia przypisywanie kosztów do odpowiednich kategorii budżetowych. Po akceptacji, system automatycznie dekretuje fakturę, a także może zlecić przelew i rozliczyć płatność. Dzięki integracji z kontami bankowymi, całość odbywa się bezbłędnie i szybko.
Historia przepływu dokumentów
Dzięki enova365, każdy etap obiegu faktury jest dokładnie rejestrowany, co pozwala na łatwe śledzenie postępu i szybkie reagowanie na ewentualne opóźnienia. Przypomnienia o oczekujących działaniach są automatycznie wysyłane, co minimalizuje ryzyko przestoju.
Procesy wspierane przez enova365 – obieg dokumentów w praktyce
Oprócz obiegu faktur kosztowych, enova365 umożliwia automatyzację innych procesów, takich jak:
Obieg dokumentów zakupowych związanych z produkcją
Od momentu otrzymania zapytania ofertowego od klienta, system enova365 wspiera każdy etap procesu – od oceny możliwości realizacji zamówienia, przez wycenę, po generowanie zleceń produkcyjnych i dokumentów zakupowych. Dzięki Workflow, wszystkie dokumenty przepływają automatycznie, co znacznie usprawnia współpracę między działami.
Elektroniczny obieg wniosków pracowniczych
Pracownicy mogą składać wnioski, np. urlopowe, poprzez Pulpit Pracownika. Kierownicy otrzymują powiadomienia o oczekujących wnioskach i mogą je zaakceptować jednym kliknięciem. Automatycznie aktualizują się dane kadrowe, co oszczędza czas i eliminuje konieczność ręcznego wprowadzania informacji.
Jak wybrać odpowiedni program do obiegu dokumentów?
Przy wyborze programu do obiegu dokumentów, warto zwrócić uwagę na funkcjonalności modułu Workflow w enova365:
– Pełna integracja z ERP – możliwość automatyzacji procesów w każdej sferze działalności.
– Zróżnicowanie poziomu uprawnień – każdy pracownik ma dostęp tylko do niezbędnych dokumentów.
– Nowoczesne technologie – OCR i EDI oraz bezpłatna integracja z KSeF.
Przejście na elektroniczny obieg dokumentów z enova365 eliminuje błędy, przyspiesza procesy i poprawia wydajność. Chcesz dowiedzieć się więcej? Umów się na bezpłatną prezentację lub skontaktuj się z naszym konsultantem już dziś!
W ten sposób enova365 pomaga firmom zautomatyzować i usprawnić codzienne procesy, co wpływa na efektywność pracy i redukcję kosztów. Nie czekaj – przejdź na nowoczesny obieg dokumentów już teraz! Skontaktuj się z wdrożeniowcem z SET IT.
Wyszukaj na blogu
Kategorie
Zapytaj o wycenę - Skontaktuj się z ekspertem
zadzwoń: 604 44 66 33
napisz: kontakt@setit.pl