Przepisy gospodarcze w Polsce nieustannie się zmieniają. Ustawodawca wprowadza zmiany w różnym zakresie i w różnych obszarach działalności gospodarczej. Są to zarówno przepisy dotykające wszystkich przedsiębiorców, jak nowelizacja przepisów w ramach tzw. Polskiego Ładu, zmiany w zakresie danych wykazywanych w plikach JPK, wprowadzenie Pracowniczych Planów Kapitałowych czy Elektronicznej Dokumentacji Pracowniczej, jak również zmiany dotyczące wybranych dziedzin gospodarki, np. podmiotów prowadzących składy podatkowe. W dodatku zmiany przepisów następują w ostatnich latach coraz częściej. Te czynniki sprawiają, że prowadzenie przedsiębiorstwa staje się coraz bardziej skomplikowane. Niezwykle cennym rozwiązaniem dla przedsiębiorców, działających w takim otoczeniu prawnym są systemy ERP. Ale który system wybrać? Czy międzynarodowa platforma ze wsparciem za granicą dostosuje się do lokalnych realiów? Czy mały polski producent zdoła wprowadzić wszystkie zmiany na czas?

enova365 – ERP zgodny z prawem

Jeśli firma systematycznie się rozwija, planuje rozwój swoich struktur bądź wprowadza nową strategię działania albo też dotychczasowy system ma jakieś ograniczenia funkcjonalne, warto zastanowić się nad zmianą systemu.

Jeszcze bardziej motywującym powodem do aktualizacji systemu ERP jest konieczność zgodności z przepisami. Jeśli system nie spełnia obecnie obowiązujących regulacji lub nie może obsłużyć tych, które są zapowiedziane, uaktualnienie ERP staje się pilnie potrzebne. Złożone zmiany w przepisach są wydawane obecnie częściej niż kiedykolwiek wcześniej, a system musi posiadać nowe funkcjonalności, żeby spełniać wymagania z różnych dziedzin gospodarczych i finansowo-podatkowych, ułatwiać i automatyzować bieżącą pracę oraz zmniejszać ryzyko ewentualnych kar.

Wiele zmian w przepisach w najbliższych latach jest już zatwierdzonych i opublikowanych, cała masa kolejnych wejdzie w życie w ostatnim kwartale 2022 r. Jeszcze inne są na etapie propozycji i zapowiedzi. Wśród nadchodzących zmian warto wymienić:

Krajowy System e-Faktur w enova365

Krajowy System e-Faktur (KSeF) jest systemem teleinformatycznym służącym do wystawiania, otrzymywania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych. Faktura ustrukturyzowana to faktura, która zawiera odpowiednie, zdefiniowane w przepisach informacje i ma specjalną strukturę Polskie firmy mogą wystawiać faktury w ramach Krajowego Systemu e-Faktur już od 1 stycznia 2022 r. Do końca 2023 r. przystąpienie do KSeF i otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych będzie dobrowolne.

Od 1 stycznia 2024 r. przystąpienie do KSeF stanie się obowiązkiem. Warto więc przeanalizować proces generowania faktur i zaimplementować procedury, które zagwarantują poprawność faktur i rozliczeń z kontrahentami także po dołączeniu do KSeF. Czas niezbędny do przygotowania się na nadchodzące zmiany można przeznaczyć na przetestowanie, wybór i wdrożenie rozwiązań klasy ERP, które już teraz są przystosowane do integracji z Krajowym Systemem e-Faktur, takich jak enova365.

Polski Ład – nowy obowiązek sprawozdawczy: JPK dla ksiąg rachunkowych oraz środków trwałych

W ramach Polskiego Ładu oraz przepisów korygujących wprowadzono nowe obowiązki ewidencyjne i sprawozdawcze, które obejmą przedsiębiorców od 2024 r. Nowe regulacje dotyczą konieczności prowadzenia ksiąg i ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych przy użyciu programów komputerowych, a także obowiązku ich przesyłania w formie ustrukturyzowanej do organów podatkowych. Oznacza to, że zarówno podatnicy CIT jak i podatnicy PIT, będą zobowiązani do prowadzenia ksiąg rachunkowych, podatkowej księgi przychodów i rozchodów, a także ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych przy użyciu programów komputerowych. Obowiązek ich przesyłania powstanie w trakcie roku (miesięcznie lub kwartalnie, w terminie wpłaty zaliczki na podatek dochodowy) oraz po zakończeniu roku (w terminie do upływu terminu złożenia zeznania za rok podatkowy).

Nowe obowiązki dotyczące przedsiębiorców zaczną obowiązywać w trzech turach. Będą one realizowane po raz pierwszy za rok podatkowy rozpoczynający się po dniu:

• 31 grudnia 2023 r. w przypadku podatkowych grup kapitałowych oraz podatników CIT, których przychody za poprzedni rok podatkowy przekroczą kwotę 50 mln euro;
• 31 grudnia 2024 r. w przypadku pozostałych podatników CIT (którzy są zobowiązani do przesyłania JPK_VAT) oraz podatników PIT (zobowiązanych do przesyłania JPK_VAT);
• 31 grudnia 2025 r. w przypadku pozostałych podatników CIT i PIT.

Nowy obowiązek sprawozdawczy, zacznie co prawda obowiązywać od 2024, jednak trzeba mieć na uwadze, że docelowo dotknie praktycznie wszystkich przedsiębiorców. Aby uchronić się przed częstymi interwencjami ze strony organów podatkowych, podatnicy będą zobowiązani do skrupulatnego i rzetelnego przeglądu podatkowego w swoich firmach oraz wprowadzenia wewnętrznych procedur należytej staranności i weryfikacji prawidłowości rozliczeń podatkowych. Należy zaznaczyć, że dotychczas nie było obowiązku prowadzenia ksiąg rachunkowych oraz ewidencji środków trwałych w postaci programów komputerowych. Zwłaszcza dla małych przedsiębiorców oznacza to konieczność zmiany procesów w firmie oraz zakupu odpowiedniego oprogramowania komputerowego.

Program enova365 zapewni obsługę nowych obowiązków sprawozdawczych w odpowiednim czasie, zgodnie z przepisami prawa oraz informacjami publikowanymi przez Ministerstwo Finansów.

Polski Ład – grupa VAT

Polski Ład wprowadził nową instytucję w rozliczeniach VAT – Grupę VAT, która miała zacząć obowiązywać 1 lipca 2022 r., jednak termin wejścia w życie tej konstrukcji podatkowej został przesunięty na 1 stycznia 2023 r. Poprzez Grupę VAT rozumie się grupę podmiotów powiązanych finansowo, ekonomicznie i organizacyjnie, zarejestrowaną jako podatnik podatku. Nie jest to jednoznaczne z koniecznością posiadania statusu Podatkowej Grupy Kapitałowej na gruncie CIT. Szczegółowe wymogi, zasady tworzenia oraz funkcjonowania Grup VAT zostały zdefiniowane w przepisach ustaw.

Istotą działania grupy jest to, że dostawy towarów oraz świadczenie usług dokonane przez członka grupy VAT na rzecz innego członka tej samej grupy VAT nie podlegają opodatkowaniu. Z kolei wszelkie dostawy towarów oraz świadczenie usług dokonane przez członka grupy VAT na rzecz podmiotu spoza tej grupy VAT są uznawane za dokonane przez Grupę VAT i podlegają rozliczeniu w VAT. W praktyce oznacza to, że podmioty będące w grupie podatkowej VAT będą wspólnie rozliczać się z podatku i składać jedną deklarację VAT (JPK_V7). Deklaracja składana będzie przez przedstawiciela grupy VAT do właściwego dla niego urzędu skarbowego.

Tworzenie Grup VAT będzie dobrowolne. Firmy uprawnione do ich utworzenia muszą samodzielnie ocenić ewentualne korzyści związane z wejściem w Grupę i podjąć decyzję czy chcą wejść w nowy system i go stosować. Utworzenie grupy może wpłynąć na poprawę płynności finansowej oraz w istotny sposób uprościć obrót wewnątrz grupy: nie będzie wymogu wystawienia faktury VAT oraz klasycznej dokumentacji obrotu dla tego typu transakcji. Należy jednak pamiętać, że czynności wewnątrz grupy mimo wszystko będą wymagały ewidencjonowania i regularnego przesyłania do urzędu skarbowego za pomocą środków komunikacji elektronicznej.

Jednolity Plik Ubezpieczeń

Zakład Ubezpieczeń Społecznych zapowiada zakrojoną na szeroką skalę akcję zmian w rozliczaniu składek oraz w wypłacie zasiłków. Wszelkie deklaracje i rozliczenia składkowe ZUS będzie przegotowywał automatycznie, a przedsiębiorcy zostaną zwolnieni z obowiązku ich sporządzania. Wprowadzi także Jednolity Plik Ubezpieczeniowy (JPU).

JPU to zestawienie danych i informacji dotyczących płatnika i ubezpieczonego, przekazywanych przez płatnika składek na profilu informacyjnym, które będą służyć realizacji zadań przez ZUS związanych ze zgłaszaniem do ubezpieczeń, ustalaniem podstawy wymiaru składek, obliczaniem i rozliczaniem składek oraz ustalaniem prawa do świadczeń, ich wysokości i podstawy wymiaru.

Wstępny harmonogram opublikowany przez ZUS zakłada, że zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych, zgłoszenia płatników składek i wyrejestrowania według nowych zasad będą procedowane od 1 stycznia 2023 r. Z kolei  rozliczenia osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą zostaną przejęte przez ZUS od kwietnia 2023 r. W przypadku płatników składek zatrudniających:

• do 20 ubezpieczonych ZUS rozliczy pierwsze składki za listopad 2023 r.,
• do 50 ubezpieczonych ZUS  rozliczy pierwsze składki za grudzień 2023 r.,
• 50 i więcej ubezpieczonych ZUS rozliczy pierwsze składki za styczeń 2024 r.

Mając na uwadze ciągle zmieniające się przepisy prawa gospodarczego, szczególnie w zakresie rozliczeń, ewidencji i raportowania w obszarach finansowo-księgowym i kadrowo-płacowym, warto zastanowić się, czy dotychczasowy system zawsze nadąża za zmianami i wprowadza na czas aktualizacje. Dotyczy to szczególnie systemów międzynarodowych, które powinny uwzględniać różne standardy i przepisy lokalne, a w praktyce często nie są dostosowane do aktualnych przepisów prawa polskiego.

Inaczej sytuacja wygląda w przypadku polskich producentów oprogramowania, takich jak Soneta, którzy gwarantują zgodność systemu z najnowszymi przepisami. Dzięki aktualizacjom oprogramowania, które dla Klientów enova365 są w cenie abonamentu, użytkownicy mają pewność, że system ERP jest zawsze zgodny z prawem.